L’Ambassade de Suisse recrute un/e collaborateur/rice administrative
Taux d’occupation 80 à 100% - CDD
Votre mission:
Au sein de l’Ambassade de Suisse vous travaillerez au bureau d’ordre au sein du service administratif. Vous êtes en charge de l’enregistrement et de la distribution des courriers et courriels entrants et sortants, de la gestion du programme de référencement, de la gestion des archives (établissement, tri, expédition et destruction des dossiers) et de la valise diplomatique (dépouillement, enregistrement et expédition).
Vous êtes la personne compétente pour les questions de références/classement et soutenez la gestionnaire des archives numériques ainsi que l’ensemble des collègues de l ’Ambassade dans la transition de l’archivage traditionnel au nouveau système d’archivage numérique qui se fera durant cette année.
A compter de septembre, vous serez responsable de l’enregistrement des dossiers dans le nouveau système d’archivage numérique.
Le port de charges lourdes est nécessaire à ce poste.
Vous êtes amené(e) à tenir le standard téléphonique de l’Ambassade régulièrement ainsi qu’à effectuer d’autres tâches administratives si besoin.
Votre profil:
- Intérêt pour l’archivage et le classement de dossiers
- Excellente pratique des outils informatiques
- Organisation et rigueur
- Parfaite maîtrise du français à l’écrit et à l’oral. L’anglais et/ou l’allemand serait un avantage
- Ouverture d’esprit et résistance au stress
- Capacité à travailler de manière autonome, mais également sur instructions
- Aptitude à travailler en équipe
- Aisance dans le contact avec le public (téléphone); discrétion et entregent, politesse, patience
- Expérience professionnelle dans un domaine similaire appréciée
- Niveau de formation : BAC + 3 ou équivalent
- Connaissance de la Suisse et de ses institutions
L’Ambassade de Suisse vous offre:
- Un cadre agréable dans un quartier central de Paris
- Un environnement de travail international
- Mutuelle santé et prévoyance
- Abonnement de transport en Île-de-France 100% remboursé
- Un horaire de travail fixe
Date de prise de fonction souhaitée : à convenir / dès que possible
Envoyez votre dossier de candidature (CV, lettre de motivation avec trois références) par courriel à l’Ambassade de Suisse au plus tard le 28 avril 2025 à :
paris.jobs@eda.admin.ch
