L’Ambassade de Suisse recrute un.e assistant.e protocolaire et évènementiel.
(Contrat à durée déterminée (CDD), taux d’occupation à 80%)
Vos tâches:
Au sein de l’Ambassade vous occupez un poste d’assistant.e de l’Ambassadrice en charge de la préparation, de l’organisation et de l’accompagnement des nombreux événements diplomatiques, sociaux, , économiques et culturels organisés à la Résidence à la demande de l’Ambassadrice et/ou des sections de l’Ambassade. Maîtrisant parfaitement les coutumes et les usages de la capitale et des différents milieux socio-professionnels qui s’y côtoient, votre périmètre d’action s’étend de l’identification des contacts, la gestion des listes d’adresses et des invitations, à l’élaboration et au déroulement des réceptions et des grands événements. Vous êtes en charge de préparer ou d’effectuer la correspondance sociale (y inclus la vérification des écrits et des invitations), les plans de table, de filtrer et de soutenir à l’accueil des invités, ainsi que d’effectuer les décomptes de frais pour les chef.fe.s de sections, à l’issue de l’événement. Vous êtes amené.e à organiser plusieurs événements par semaine allant du déjeuner bilatéral à des réceptions de plus de 100 convives, dans le respect des normes protocolaires. Directement rattaché.e à l’Ambassadrice, vous collaborez avec l’assistante de l’Ambassadrice et le personnel de maison de la Résidence, ainsi qu’avec les autres sections de l’Ambassade.
Vos compétences:
- Aisance dans les contacts, sens des relations publiques, discrétion et entregent
- Bonne connaissance du monde diplomatique, politique et économique parisien
- Niveau de formation Bac +2 (BTS d’assitante.e de direction) expérience professionnelle auprès d’une direction ou dans l’hôtellerie
- Excellente maitrise du français à l’écrit et à l’oral
- Maitrise des us et coutumes et connaissances des règles protocolaires
- Sens développé de l’organisation et de la communication, proactif/ve, résistant.e au stress
- Aptitude à travailler en équipe, très bon relationnel
- Créatif/ve et polyvalent(e) et capable de vous adapter à chaque situation
- Capacité à gérer les imprévus
- Maîtrise des outils informatiques (Pack Office, publipostage, Caneva et autres outils pour créer des étiquettes, menus…)
- Flexibilité (les évènements débutent généralement à 18h30)
- Bonnes connaissances de l’anglais. L’allemand ou l’italien serait un avantage
L’Ambassade de Suisse vous offre:
- Une fonction variée et enrichissante
- Un cadre de travail agréable
- Un horaire fixe (sauf en cas d’évènements)
- Mutuelle santé et prévoyance
- Le remboursement à 100% de l’abonnement de transport
Date de prise de fonction souhaitée : à convenir, courant février 2025
Envoyez votre dossier de candidature sous la référence « candidature assistant.e » (CV, lettre de motivation avec mention de trois références) par courriel à l'adresse ci-dessous, jusqu’au 22 janvier 2025.
